Die Jahresverbrauchsabrechnung (JVA) ist einer der bedeutendsten und arbeitsintensivsten Prozesse der Stadtwerke Neustadt (SWN). Über mehrere Monate hinweg laufen zahlreiche Arbeitsschritte ab, um die Abrechnung der Verbrauchsdaten für unsere Kunden präzise und termingerecht zu erstellen. Wir haben Lukas Förster, Auszubildender als IT-System-Elektroniker bei der Telenec, bei diesem Mammutprojekt über die Schulter geschaut. Mit der JVA leisten die Stadtwerke Neustadt Jahr für Jahr eine enorme organisatorische Leistung, um ihren Kunden eine transparente und verlässliche Abrechnung ihres Energieverbrauchs zu bieten.
Der frühe Start eines großen Projekts
Die ersten Vorbereitungen für die Jahresverbrauchsabrechnung beginnen bereits im Spätsommer und ziehen sich bis in den frühen Herbst hinein. In dieser Phase werden alle relevanten Daten erfasst, organisatorische Abläufe geplant und technische Systeme überprüft . Die genaue Planung stellt sicher, dass die darauffolgende Ablesekampagne reibungslos abläuft . Dieser Zeitraum markiert auch den Beginn der dreijährigen Ausbildung von Lukas Förster bei der Stadtwerketochter Telenec, die am 1. September vergangenen Jahres startete.
Ablesekampagne – Erfassung der Verbrauchsdaten
Ein wesentlicher Bestandteil der Jahresabrechnung ist die Ablesekampagne, über die die Kunden zur Zählerstandserfassung aufgefordert werden. Diese Phase ist geprägt von einem hohen Kundenaufkommen, da zahl reiche Kunden ihre Zählerstände übermitteln. Aufgrund der großen Bedeutung dieser Daten wurde die Ablesung zum Jahreswechsel noch einmal verlängert – letztendlich bis zum 07. Januar 2025. Während dieser Zeit haben die SWN aktiv Kunden angeschrieben und sogar eine persönliche Erfassung durch eine Mitarbeiterin vor Ort durchgeführt, um möglichst viele korrekte Verbrauchsdaten zu erhalten.
Datenverarbeitung und Rechnungsstellung
Nach Abschluss der Zählerstandsaufnahme beginnt die eigentliche Abrechnungsphase. Die Erstellung der Jahresverbrauchsabrechnungen erfolgt über unser System und wird in der dritten Kalenderwoche (KW 3) abgeschlossen. Daraufhin erfolgt eine umfassende Rechnungsprüfung, bevor der Versand der Abrechnungen in der vierten Kalenderwoche (KW 4) beginnt.
Kundenservice und Abschlagsanpassungen
Mit dem Versand der Abrechnungen steigt das Kunden aufkommen erneut erheblich. Viele Kunden haben Fragen zu ihren Abrechnungen oder möchten ihre Abschlagszahlungen anpassen. Für die Abschlagsänderungen stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung:
- Kundenportal
- Persönlich im Kundencenter
- Telefonisch
Zusätzlich wurde eine spezielle Abschlags-Hotline (85214) eingerichtet, um den Kundenservice zu entlasten. Hier stehen speziell zwei Kollegen – Azubi Lukas Förster und eine weitere Verstärkung – bereit, um sich ausschließlich um Abrechnungsanfragen zu kümmern. Für die beiden eine heiße Phase: Allein Azubi Lukas Förster nimmt in diesem Zeitraum pro Tag ungefähr 40 Anrufe an.
Nachbearbeitung und Korrekturen
Auch nach der Hauptabrechnungsphase gibt es noch viel zu tun. In den Wochen danach werden – falls notwendig – einige wenige Rechnungen korrigiert und individuelle Änderungswünsche der Kunden berücksichtigt. Der gesamte Prozess zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und eine kundenorientierte Kommunikation sind, um die Jahresverbrauchsabrechnung erfolgreich abzuschließen. Für Lukas Förster gilt es in dieser Zeit auch, neue Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Die Arbeit, sagt er, sei etwas monotoner als der herkömmliche Arbeitsalltag in seiner Ausbildung.
„Es hat mir aber trotzdem Spaß gemacht, da es mal was Neues war.“ Lukas Förster, Auszubildender als IT-System-Elektroniker bei der Telenec
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